En cualquier empresa, de servicios o de productos, lo que buscamos es, como concepto general, ganar dinero. Es decir, desarrollar una actividad económica, donde los ingresos resulten mayores que los gastos. A veces la actividad es única y por lo tanto, todos los gastos pueden considerarse costos asociados a esa actividad. Pero en otras ocasiones, se desarrollan múltiples actividades, o se trabaja sobre un abanico de productos, y cada uno de ellos contribuye en forma diferente en el resultado consolidado de nuestro negocio. Así, podemos tener líneas muy rentables, otras con impacto negativo, unas con crecimientos importantes, otras estancadas o casi sin demanda. Es sumamente relevante entender cómo contribuye cada producto o servicio en nuestro resultado, para determinar su potenciación o su discontinuidad.

A partir de este análisis, se podrá cambiar la estrategia, mejorar la gestión y aumentar la eficiencia. El grado de conocimiento aportado por los datos obtenidos debe conducir a una mejor capacidad de respuesta y un mayor control sobre los procesos.

El primer paso para realizar el análisis de rentabilidad de un proyecto es contar con toda la información relacionada con el mismo y que esta información sea sólida. Idealmente, antes de lanzar una actividad, se hizo un plan de negocios que debería servir como punto de partida, de manera de revisar si las hipótesis asumidas inicialmente se cumplieron, identificar cuáles y cuánto se desviaron, y ver si estas proyecciones las estamos realmente recogiendo en nuestro resultado.

 Si no contáramos con ese plan inicial, tenemos que hacer un relevamiento minucioso considerando que en cualquier proyecto confluyen distintas actividades con sus costos asociados, desde el diseño hasta logística, pasando por la producción, el aprovisionamiento y hasta el canal de venta, la facturación y cobro. Habrá que identificar todos estos conceptos, asignarlos por proyecto y revisar su evolución.

El análisis de rentabilidad debe reflejar toda la realidad del proyecto que se esté llevando a cabo. Y estructurarse de manera de poder enfocar el análisis desde el punto de vista que más interese. Para ello, deben identificarse varios parámetros distintos que nos aportarán información sobre la salud de nuestra actividad desde distintas miradas, relacionando el rendimiento con los activos, el capital, las ventas o las inversiones, ofreciendo una evaluación de los resultados económicos de la empresa.

Esta revisión y asignación de costos puede hacerse en forma manual. Pero si la operación es muy compleja, resulta clave contar con herramientas que soporten en tiempo real desde la presupuestación hasta el consumo de las partidas, con un nivel de agregación razonable para ser ágil, y con un nivel de detalle suficiente para ser precisa.

Como dijimos, existen múltiples parámetros que pueden calcularse, y cada uno de ellos nos dará un dato distinto de salud. A su vez, la relación entre ellos también puede ayudarnos a analizar otros aspectos relevantes del proyecto, como es la necesidad de financiación, la inmovilización de insumos, el nivel de inversión, en relación con el margen generado y el tiempo de recuperación de los recursos dedicados.

Es frecuente encontrar que las empresas gestionan su rentabilidad integralmente, y no por línea de negocio, proyecto o producto. El riesgo es no detectar a tiempo desvíos y dedicar esfuerzo a líneas que nos generan pérdidas o márgenes mínimos.

Otro tema que se ve repetidamente es limitar el análisis al margen bruto. Es decir, considerar sólo los costos directos del producto o servicio en análisis, sin evaluar los costos indirectos, como son los servicios transversales a toda la empresa (luz, alquileres, personal de áreas de soporte), el costo de financiación, las amortizaciones, los inventarios inmovilizados o espacios de acopio, etc. En estos casos, los proyectos se ven rentables pero la empresa en su conjunto no lo es, no siendo capaces de identificar con claridad dónde está el problema.

Por último, es clave identificar los puntos críticos y de riesgo, para establecer mecanismos particulares de control que garanticen su detección temprana y corrección. Y esto merece un análisis aparte.

En resumen, dedicar tiempo y esfuerzo a la planificación, análisis y documentación minuciosa de la información, son los aspectos fundamentales para posibilitar un seguimiento de la rentabilidad de todas nuestras líneas, y nos permitirá tomar decisiones de negocio adecuadas para alcanzar los resultados esperados.