CONTROL DE GESTIÓN: CREAR LOS PUNTOS DE APOYO NECESARIOS PARA APALANCAR EL CRECIMIENTO

Las grandes empresas, y todas aquellas que cotizan en EE. UU. por necesidad de contar con procesos documentados de registro, cuentan con un equipo mayor o menor dedicado al control de la gestión. Muchas veces el enfoque es estrictamente económico financiero, y algunas otras veces, se avanzan sobre indicadores de negocio que impactan en los económicos financieros, de manera de tener una visión más integral de las causas y los efectos.

Sin embargo, el control sano de la gestión de una empresa es siempre clave para alcanzar las metas que se propongan, ¡y para saber cuándo se alcanzaron! Y eso es así para la fábrica de automotores y para el almacén de la esquina.

Es fundamental que la información sea confiable. Si el tablero del auto nos dice que nos queda poco combustible o se enciende la luz del aceite, no dudamos en buscar una estación de servicio próxima y esto debe funcionar de igual manera en el plano comercial. Este aspecto es tal vez, el más trabajoso en una etapa inicial, pero es también el más crítico. Una vez identificadas las variables a medir, las fuentes de información y la herramienta para su registro, se podrá pasar a la interpretación de estos datos para sacar conclusiones.

El negocio chico puede tener un primer termómetro mirando la caja a fin de mes. Y siempre y cuándo la meta sea sólo esa (que haya caja positiva a fin de mes), no es un mal control, pero no es sostenible en el tiempo, si es que se quiere mantener la tendencia. Si se aspira a que esa caja sea cada vez mayor, o a poder abrir otro almacén a unas cuadras, o a atender menos horas sin afectar su resultado, necesariamente va a tener que medir algunas otras cosas, de forma efectiva, confiable y periódica.

El “controller” (persona responsable de medir las variables relevantes) puede ser una pesadilla para las otras áreas, o ser una brújula indispensable para no perder el rumbo. Esto tendrá que ver con la cultura de la empresa y el perfil de las personas que lo componen. A mi entender, es un desperdicio de esfuerzo y recursos dedicar personas a armar planillas que no faciliten la gestión como un todo. Es el mismo trabajo, pero de mayor valor agregado, poner foco en lo que determina el cumplimiento de los objetivos pautados y evidencia las oportunidades que pueden llevar los resultados más allá de lo esperado.

¿Qué se necesita para que ese engranaje se articule perfectamente dentro de una organización?

Compartir visión estratégica: Fijar metas de mediano plazo (pueden ser flexibles e irse ajustando sobre la marcha, sobre la base del consenso de quienes tengan la responsabilidad de la toma de decisión) y darlas a conocer a todos. Esto permite detectar aquellas cosas que nos distraen en términos de tiempo y de recursos económicos. O ajustar la estrategia para que esas cosas queden incluidas

Generar diálogos de calidad en un entorno constructivo y de confianza: Sin entrar en el círculo de la reunión perpetua, es sumamente importante el diálogo entre las distintas áreas de la compañía para conocer las preocupaciones y urgencias de cada uno. Esto facilita la colaboración y la realimentación de información para ajustar la agenda. No puede perderse energía en buscar segundas lecturas de lo que tal o cual trae a la mesa. La visión ya fue marcada y todo debe estar en ese marco de referencia.

Alinear objetivos: Sabiendo qué se quiere conseguir, dos personas pueden abordarlo de forma distinta, pero se busca el mismo resultado. Eso de por sí, enriquece el intercambio, facilita la argumentación y la toma de decisiones. Y es en este punto en el que se definen los indicadores clave a monitorear. Definida la estrategia, escuchadas las preocupaciones de todas las partes, serán evidentes los aspectos económicos, financieros y de negocio que aportarán información relevante, de calidad y que facilitarán la discusión inteligente de cómo estamos. No tiene sentido hacer una lista infinita de KPI´s (key performance indicator) que no nos aporte información importante para nuestros objetivos en el marco de la estrategia definida.

No importa si estamos hablando de un emprendimiento personal o de una multinacional con miles de empleados. Generar la medición de los aspectos que nos importan de nuestro negocio, darle periodicidad, objetividad en su medición y análisis oportuno e inteligente, nos dará velocidad, calidad y nos acercará a la meta que nos hayamos fijado.